隨著計算機和網(wǎng)絡的大量應用，大量電子文件的產生和管理已經(jīng)是各單位急需解決的問題，而知識資源管理是未來企、事業(yè)單位信息管理的重要組成部分，也是單位信息管理的基礎，是未來的發(fā)展趨勢和發(fā)展方向。檔案是一個單位知識資源的核心部分，也是知識資源管理的最基礎部分，RFID電子檔案信息化管控更安全。
因此，要實現(xiàn)單位的知識資源的管理，首先要做好電子檔案的管理，才能以檔案管理為核心和基礎，逐步擴大和延伸管理范圍，最終實現(xiàn)知識資源的管理。檔案管理無論從人才儲備、信息分類和組織、管理制度和方式、檢索利用手段和信息收集的模式等方面都是未來知識資源管理所必須的。
根據(jù)各行各業(yè)管理需要針對電子檔案監(jiān)控管理構建一個公共的，獨立與應用的檔案管理信息化平臺，以支撐各類業(yè)務所涉及的，實體和虛擬的檔案信息化管理，從而實現(xiàn)“實體檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理”。由于RFID采用的是無線射頻認別原理，它可以工作于各種惡劣的工作環(huán)境，可以穿透一定的障礙物識別，穿透性好;它還可以識別運動中的文件，且可以批量識別;RFID標簽還可以反復擦寫數(shù)據(jù)信息，標簽可以重復利用。RFID標簽內信息快速的上傳到企業(yè)信息系統(tǒng)進行綜合管理，可以避免人工操作可能發(fā)生的錯誤。采用RFID技術可對文件檔案進行固定的信息查詢與移動信息查詢、還可通過平臺管理，讀取檔案全部信息。
電子檔案特點具有信息的非人工識讀性；信息存儲的高密度性；信息與載體之間的可分離性；多種信息媒體的繼承性了。檔案管理信息化平臺實現(xiàn)紙質檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理。紙質檔案的信息化管理是以電子影像技術為支撐，將紙質檔案轉化為電子信息進行管理。電子信息的檔案化管理是把應用系統(tǒng)的電子信息進行憑證化處理后，形成電子檔案，將電子信息從應用系統(tǒng)中獨立出來，形成用應用無關的，不可抵賴的，能夠直接閱讀的帶樣式的文檔。為電子檔案管理搭建一個公共支撐環(huán)境，為各類檔案提供統(tǒng)一的采集、管理、查詢、加載及展現(xiàn)的平臺。
能夠以影像技術、條形碼技術、版式電子數(shù)據(jù)文件等技術為支撐，實現(xiàn)對不同介質、不同類別的檔案進行標準化封裝處理，轉化為統(tǒng)一的入口文件，形成電子檔案的最小粒度“件”，以統(tǒng)一的格式進行存儲，并保證電子檔案的不可抵賴性和可追溯性。對采集的電子資料“件”進行統(tǒng)一管理。根據(jù)檔案管理的相關規(guī)定，采用流程化方式對電子資料實施統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理。主要包括登記、歸檔、整理、移交、接收、保管、遷移、鑒定銷毀、查詢借閱、備份恢復等覆蓋案卷整個生命周期的各環(huán)節(jié)管理。并能夠實現(xiàn)對流程各個環(huán)節(jié)的流轉痕跡進行記錄查詢等操作。
使用產品化的流程管理工具，實現(xiàn)流程的可維護性。用戶可自行定制工作流環(huán)節(jié)、路徑，滿足流程變化時，操作人員能夠自行通過平臺新增或修改流程，并能夠根據(jù)業(yè)務需要，為每個環(huán)節(jié)設置分配不同的業(yè)務角色。同時滿足各類業(yè)務檔案管理流程不同的需要。以搭建統(tǒng)一的電子檔案管理平臺為主，并在其上加載較規(guī)范的檔案管理業(yè)務(如公文檔案)，實現(xiàn)所有的操作人員能夠在同一個平臺上，對不同類別的檔案進行管理。該平臺應支持新類別檔案的業(yè)務加載，使業(yè)務人員能夠僅使用平臺提供的工具，就可以實現(xiàn)其它業(yè)務電子檔案(如人事檔案、財務檔案等)的添加及修改。
實現(xiàn)電子檔案的可靠性、安全性管理。一方面應用支撐環(huán)境能夠通過數(shù)字證書、電子印章等先進技術保證電子檔案的不可抵賴性及其憑證價值。另一方面要有安全機制保證電子檔案封裝、傳輸過程、整理、歸檔過程、保管和利用過程中的信息安全。要實現(xiàn)對電子檔案安全級別的劃分和標志，并根據(jù)不同的級別和權限進行訪問控制。
檔案資料是一種重要的信息資源，檔案管理工作非常重要，通過不斷完善檔案管理機制，發(fā)揮檔案管理作為無形資產在企業(yè)管理的關鍵性作用。作為構建“物聯(lián)網(wǎng)” 的關鍵核心技術之一，RFID技術的快速發(fā)展給檔案管理的自動化、智能化帶來了助推作用。
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